Wasser und Warmwasser abrechnen: Welche Angaben brauchst du?

Du hast eine Versorgerrechnung, eine Abrechnung von Techem oder Brunata oder einfach ein Foto vom Wasserzähler. Der nächste Schritt hängt davon ab, was auf dem Beleg steht: ein fertiger Kostenanteil, eine verbrauchte Wassermenge oder ein Zählerstand. Hier findest du den passenden Weg für deine Nebenkostenabrechnung.

1. Du hast einen fertigen Kostenanteil in Euro

Eine wohnungsbezogene Abrechnung eines Messdienstleisters kann bereits ausweisen, wie viel die Wohnung für Heizung, Wasser und Warmwasser trägt. Diesen fertigen Anteil musst du nicht noch einmal auf die Wohnungen verteilen. Prüfe Wohnung, Zeitraum und enthaltene Kostenarten und übernimm den Betrag in die Nebenkostenabrechnung.

In Vermietly erfasst du dafür eine Kostenposition und wählst „Direktzuweisung“. Ordne sie der betreffenden Wohnung beziehungsweise dem passenden Mietzeitraum zu. Eine einzelne Rechnung für das gesamte Haus ist dagegen noch kein wohnungsbezogener Kostenanteil.

Bewahre die Dienstleisterabrechnung als Nachweis auf und füge sie bei Bedarf der Abrechnung bei. Setze enthaltene Wasser-, Heiz- oder Warmwasserkosten nicht ein zweites Mal als separate Hauskosten an. Ein Vermieteranteil, etwa bei den CO₂-Kosten, gehört nicht in den direkt zugewiesenen Mieterbetrag.

2. Du hast den Verbrauch in Kubikmetern

Auf dem Beleg steht zum Beispiel „Kaltwasser: 80 m³, Warmwasser: 20 m³“. Das sind Wassermengen und noch keine Eurobeträge. Für die Kostenverteilung brauchst du zusätzlich die zugehörigen umlagefähigen Gesamtkosten und die Verbrauchswerte aller beteiligten Wohnungen für denselben Zeitraum.

Erfasster unterschiedlicher Verbrauch ist bei der Verteilung zu berücksichtigen. Welcher Maßstab für deine Kostenposition gilt, richtet sich nach den gesetzlichen Vorgaben und den maßgeblichen Vereinbarungen. Bei vermietetem Wohnungseigentum ist außerdem die WEG-Regelung zu beachten. Rechtsgrundlage: § 556a BGB.

Trenne Kalt- und Warmwasserverbrauch in deinen Unterlagen. Werden die Kosten der gesamten Wasserlieferung gemeinsam abgerechnet, kann die passende Wassermenge aus Kaltwasser plus Warmwasser bestehen. Das setzt voraus, dass beide Werte getrennte Mengen erfassen: Ein vorgeschalteter Wohnungszähler, der schon das gesamte Wasser misst, darf nicht noch einmal um den Warmwasserzähler ergänzt werden.

Für Schmutzwasser kann dieselbe Verbrauchsgrundlage passen; berücksichtige dabei den Gebührenbescheid und etwaige anerkannte Abzugsmengen. Niederschlagswasser bleibt eine eigene Position. Regenabfluss hängt nicht vom Trinkwasserverbrauch ab. Übernimm dafür nicht einfach den Wasserverbrauchsschlüssel. Ein kommunales Beispiel für die getrennte Berechnung zeigt die Gebührenübersicht der Stadt Osnabrück.

3. Du hast Anfangs- und Endstände der Wasserzähler

Ein Zählerstand ist die fortlaufende Anzeige des Geräts. Der Verbrauch ist die Differenz zwischen zwei passenden Ablesungen:

Halte Zählernummer, Wasserart, beide Stände und Ablesedaten fest. Bei mehreren Zählern, etwa in Küche und Bad, berechnest du die Differenzen je Zähler und addierst sie je Wasserart. Zähler, die dieselbe Wassermenge nacheinander messen, dürfen nicht addiert werden.

Die Ablesungen müssen den Abrechnungs- oder Nutzungszeitraum abdecken. Bei einem Mieterwechsel helfen Zwischenablesungen bei der Übergabe. Ein Zählerwechsel, ein Überlauf oder ein abweichender Ablesezeitraum braucht eine gesonderte, nachvollziehbare Verbrauchsermittlung. Ein fehlender Wert ist nicht automatisch 0 m³.

Ein einfaches Beispiel: 300 Euro Wasserkosten

Vier Wohnungen teilen sich die Wasserlieferung. Die gesondert abgerechneten Wasserversorgungskosten betragen 900 €; sie werden im Beispiel vollständig nach Wassermenge verteilt. Alle Wohnungszähler erfassen zusammen 300 m³. Davon entfallen 100 m³ auf die vermietete Wohnung: 80 m³ Kaltwasser und 20 m³ Warmwasser.

Die übrigen 600 € entfallen auf die anderen Wohnungen. Auch wenn du eine davon selbst nutzt, gehört ihr Verbrauch in die Gesamtmenge; ihren Anteil trägst du selbst. Mehr dazu im Ratgeber zur Eigennutzung.

Die Energie für das Erwärmen der 20 m³ ist hier noch nicht enthalten. Diese Kosten werden separat behandelt. Schmutzwasser ist ebenfalls eine eigene Kostenposition. Prüfe außerdem Differenzen zwischen Hauptzähler und Summe der Wohnungszähler, etwa durch andere Ablesetermine oder Gemeinschaftsverbrauch, bevor du abrechnest.

Warmwasser: Wasserlieferung und Erwärmung unterscheiden

Beim Warmwasser bezahlst du sowohl das Wasser als auch seine Erwärmung. Die Kosten der Wasserlieferung können gesondert abgerechnet werden; dann dürfen sie nicht zusätzlich im Warmwasserbetrag enthalten sein. Die Betriebskostenverordnung trennt Wasserversorgung, Entwässerung und Warmwasserversorgung entsprechend. Rechtsgrundlage: § 2 Nr. 2, 3 und 5 BetrKV.

Versorgt eine zentrale Anlage das Haus mit Warmwasser, werden die entsprechenden Betriebskosten grundsätzlich zu 50 bis 70 Prozent nach Warmwasserverbrauch und im Übrigen nach Wohn- oder Nutzfläche verteilt. Auch hier wird bereits separat abgerechnetes Wasser nicht erneut angesetzt. Rechtsgrundlage: § 8 HeizkostenV.

Erzeugt dieselbe Heizung Raumwärme und Warmwasser, müssen die gemeinsamen Kosten zuerst auf beide Bereiche aufgeteilt werden. Die für Warmwasser verwendete Wärmemenge ist grundsätzlich mit einem Wärmezähler zu messen; gesetzliche Ersatzverfahren setzen besondere Voraussetzungen voraus. Ein Warmwasserzähler in m³ allein erledigt diese Aufteilung nicht. Rechtsgrundlage: § 9 HeizkostenV.

Du kannst diese Abgrenzung beispielsweise der passenden Abrechnung des Messdienstes entnehmen. Vermietly berechnet aus einer gemeinsamen Gasrechnung und Wasserzählerständen keinen Gasverbrauch je Wohnung. Auch Heizkostenverteiler liefern keine Gaszählerstände. Bei zentraler Versorgung braucht es grundsätzlich die geeignete Verbrauchserfassung für die beteiligten Nutzer. Rechtsgrundlage: § 4 HeizkostenV. Die weitere Verteilung erklärt unser Ratgeber zur Heizkostenabrechnung.

Erwärmt der Mieter sein Wasser selbst mit einem elektrischen Durchlauferhitzer und bezahlt den Strom direkt, ist diese Energie kein Warmwasserkostenbetrag des Vermieters. Die über das Haus bezogene Wasserlieferung bleibt davon unberührt.

So nutzt du die Angaben in Vermietly

In der bisherigen Storeversion: Bereits berechnete Kostenanteile je Wohnung kannst du mit „Direktzuweisung“ übernehmen. Eine vollständige Wasserabrechnung allein aus getrennten Kalt- und Warmwasserzählerständen ist dort noch nicht verfügbar.

Mit der kommenden Wassererweiterung

1. Haus vollständig anlegen. Nimm alle Wohnungen auf, deren gemeinsame Kosten du verteilst, einschließlich Eigennutzung. Du kannst anschließend die Abrechnung für die gewünschte Wohnung erstellen.
2. Wasserwerte erfassen. Öffne bei der Wohnung oder dem betreffenden Mietzeitraum die Wassererfassung: auf iOS über „Wasserverbrauch erfassen“, auf Android im Bereich „Wasser & Warmwasser“. Gib den Verbrauch in m³ ein oder erfasse Zählerstände. Kalt- und Warmwasser bleiben getrennt; bei Bedarf fügst du weitere Zähler hinzu.
3. Rechnungsbetrag zuordnen. Wähle bei der Kostenposition den passenden Schlüssel:
   • „Wasser: Kalt + Warm (m³)“ für die gemeinsam abgerechnete Wasserlieferung oder entsprechend abgegrenztes Schmutzwasser.
   • „Nur Kaltwasser (m³)“ für Kosten, die sich ausschließlich auf getrennt erfasstes Kaltwasser beziehen.
   • „Warmwasser: m³ + Fläche“ für bereits abgegrenzte Warmwasserkosten mit Verbrauchs- und Flächenanteil.
   • „Direktzuweisung“ für fertige Euroanteile je Wohnung.
4. Abrechnung prüfen. Kontrolliere Zeitraum, Vollständigkeit und Rechenweg. Fehlende Wasserwerte werden angezeigt; sie werden nicht still als Nullverbrauch verteilt.

Die passenden Gesamtkosten und eine notwendige Abgrenzung zwischen Heizung und Warmwasser bleiben die Grundlage. Die Wassererweiterung ersetzt diese Abgrenzung nicht.

Vor der Abrechnung: fünf kurze Prüfungen

• Einheit: Ist die Zahl ein Eurobetrag, ein Verbrauch in m³ oder ein Zählerstand?
• Zeitraum: Passen Rechnung, Verbrauch und Mietzeitraum zusammen?
• Vollständigkeit: Sind alle beteiligten Wohnungen und die eigene Nutzung berücksichtigt?
• Kosten: Sind Wasser, Abwasser, Warmwasserenergie und Niederschlagswasser passend getrennt, ohne Doppelansatz?
• Nachweis: Sind Gesamtkosten, Verteilungsgrundlage, Wohnungsanteil und Ablesungen nachvollziehbar?

Häufige Fragen