Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel: Kosten richtig aufteilen

Zieht ein Mieter mitten im Abrechnungsjahr aus, endet die Abrechnungspflicht nicht am Auszugstag. Du rechnest weiterhin über den üblichen Zeitraum ab, musst die Kosten aber sachgerecht zwischen Vor- und Nachmieter aufteilen. Entscheidend ist, ob eine Position zeitabhängig, verbrauchsabhängig oder direkt zuordenbar ist.

Der Abrechnungszeitraum bleibt bestehen

Ein Mieterwechsel verkürzt den Abrechnungszeitraum des Gebäudes normalerweise nicht. Läuft deine Abrechnung vom 1. Januar bis 31. Dezember, bleibt es dabei. Der ausgezogene Mieter erhält nach Ende dieses Zeitraums eine Teilabrechnung für seine Nutzungszeit. Auch für ihn gilt die reguläre Abrechnungsfrist: Die Abrechnung muss grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen.

Kalte Betriebskosten zeitanteilig verteilen

Grundsteuer, Gebäudeversicherung oder Gartenpflege entstehen unabhängig vom persönlichen Verbrauch. Für solche Positionen ermittelst du zunächst den Wohnungsanteil nach dem vereinbarten Umlageschlüssel. Diesen Anteil teilst du anschließend nach Nutzungszeit zwischen den Mietern auf.

Eine taggenaue Aufteilung ist besonders nachvollziehbar: Mieteranteil × Nutzungstage ÷ Kalendertage des Jahres. Bei einem Schaltjahr sind 366 Tage anzusetzen. Nutzt ein Mieter die Wohnung vom 1. Januar bis einschließlich 31. August 2026, sind das 243 von 365 Tagen.

Verbrauchswerte beim Auszug dokumentieren

Wasser- oder andere messbare Verbräuche solltest du beim Übergabetermin ablesen und im Protokoll festhalten. So lassen sich Vor- und Nachmieter nach ihrem tatsächlichen Verbrauch abrechnen. Fehlt eine Ablesung, muss der Anteil nachvollziehbar geschätzt oder nach dem maßgeblichen Ersatzmaßstab verteilt werden. Eine bloße Halbierung ist nur zufällig richtig.

• Zählernummer und Zählerstand notieren
• Datum und Einheit festhalten
• Foto des Zählers speichern
• Unterschrift beider Seiten einholen

Heizkosten nach § 9b HeizkostenV

Für Heizung und Warmwasser gelten besondere Regeln. Bei einem Nutzerwechsel ist grundsätzlich eine Zwischenablesung vorzunehmen. Der Verbrauchskostenanteil wird anhand dieser Ablesung geteilt. Die übrigen Heizkosten werden nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig verteilt; die übrigen Warmwasserkosten zeitanteilig. Ist eine brauchbare Zwischenablesung technisch nicht möglich, erlaubt § 9b HeizkostenV Ersatzmaßstäbe.

Gradtagszahlen berücksichtigen, dass im Winter typischerweise mehr Heizenergie benötigt wird als im Sommer. Deshalb ist eine reine Aufteilung nach Kalendertagen beim Grundkostenanteil der Heizung nicht immer sachgerecht.

Vorauszahlungen nur für die Mietzeit ansetzen

Ziehe bei jedem Mieter nur die Vorauszahlungen ab, die seinem Mietzeitraum zugeordnet sind. Maßgeblich sind die geschuldeten Vorauszahlungen; offene Monatsbeträge solltest du getrennt als Mietrückstand behandeln. Prüfe außerdem, ob zwischen Auszug und Neuvermietung Leerstand bestand: Diesen Zeitraum darfst du nicht einem der beiden Mieter zuschlagen.

Checkliste für den Mieterwechsel

1. Auszugsdatum und Rückgabe dokumentieren.
2. Alle Verbrauchszähler zwischenablesen.
3. Kalte Kosten nach Schlüssel und Nutzungszeit teilen.
4. Heizkosten nach § 9b HeizkostenV aufteilen.
5. Leerstandszeit dem Vermieteranteil zuordnen.
6. Vorauszahlungen je Mieter abziehen.
7. Rechenweg in beiden Abrechnungen zeigen.

Fazit

Bei einem Mieterwechsel bleibt der Abrechnungszeitraum des Gebäudes bestehen. Entscheidend sind dokumentierte Zählerstände, eine sachgerechte zeit- oder verbrauchsabhängige Aufteilung und die klare Trennung von Vormieter-, Nachmieter- und Leerstandszeit. So lässt sich der Rechenweg auch Monate nach dem Auszug noch nachvollziehen.

Häufige Fragen