Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel: Kosten richtig aufteilen

Veröffentlicht am 19. August 2026·4 Min. Lesezeit

Zieht ein Mieter mitten im Abrechnungsjahr aus, endet die Abrechnungspflicht nicht am Auszugstag. Du rechnest weiterhin über den üblichen Zeitraum ab, musst die Kosten aber sachgerecht zwischen Vor- und Nachmieter aufteilen. Entscheidend ist, ob eine Position zeitabhängig, verbrauchsabhängig oder direkt zuordenbar ist.

Der Abrechnungszeitraum bleibt bestehen

Ein Mieterwechsel verkürzt den Abrechnungszeitraum des Gebäudes normalerweise nicht. Läuft deine Abrechnung vom 1. Januar bis 31. Dezember, bleibt es dabei. Der ausgezogene Mieter erhält nach Ende dieses Zeitraums eine Teilabrechnung für seine Nutzungszeit. Auch für ihn gilt die reguläre Abrechnungsfrist: Die Abrechnung muss grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen.

Beispiel: Auszug am 31. August 2026, Abrechnungszeitraum Kalenderjahr. Die Abrechnung 2026 muss grundsätzlich bis 31. Dezember 2027 beim früheren Mieter sein.

Kalte Betriebskosten zeitanteilig verteilen

Grundsteuer, Gebäudeversicherung oder Gartenpflege entstehen unabhängig vom persönlichen Verbrauch. Für solche Positionen ermittelst du zunächst den Wohnungsanteil nach dem vereinbarten Umlageschlüssel. Diesen Anteil teilst du anschließend nach Nutzungszeit zwischen den Mietern auf.

Eine taggenaue Aufteilung ist besonders nachvollziehbar: Mieteranteil × Nutzungstage ÷ Kalendertage des Jahres. Bei einem Schaltjahr sind 366 Tage anzusetzen. Nutzt ein Mieter die Wohnung vom 1. Januar bis einschließlich 31. August 2026, sind das 243 von 365 Tagen.

Verbrauchswerte beim Auszug dokumentieren

Wasser- oder andere messbare Verbräuche solltest du beim Übergabetermin ablesen und im Protokoll festhalten. So lassen sich Vor- und Nachmieter nach ihrem tatsächlichen Verbrauch abrechnen. Fehlt eine Ablesung, muss der Anteil nachvollziehbar geschätzt oder nach dem maßgeblichen Ersatzmaßstab verteilt werden. Eine bloße Halbierung ist nur zufällig richtig.

Zählernummer und Zählerstand notieren
Datum und Einheit festhalten
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Unterschrift beider Seiten einholen

Heizkosten nach § 9b HeizkostenV

Für Heizung und Warmwasser gelten besondere Regeln. Bei einem Nutzerwechsel ist grundsätzlich eine Zwischenablesung vorgeschrieben (§ 9b Abs. 1 HeizkostenV). Der Verbrauchskostenanteil wird anhand dieser Ablesung geteilt. Die übrigen Heizkosten werden nach anerkannten Gradtagszahlen oder zeitanteilig verteilt; die übrigen Warmwasserkosten zeitanteilig.

Ist die Zwischenablesung nicht möglich oder aus technischen Gründen nicht hinreichend aussagekräftig, werden nach § 9b Abs. 3 die gesamten Kosten der Einheit nach diesen Ersatzmaßstäben auf Vor- und Nachnutzer verteilt: Heizkosten nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig, Warmwasserkosten zeitanteilig. Dokumentiere den Grund und den gewählten Maßstab. § 9b Abs. 4 lässt abweichende Vereinbarungen unberührt.

Gradtagszahlen berücksichtigen den saisonalen Heizbedarf. Die zeitanteilige Aufteilung ist daneben ausdrücklich gesetzlich vorgesehen; sie ist nicht allein wegen der ungleichen Heizintensität der Jahreszeiten unzulässig.

Vorauszahlungen nur für die Mietzeit ansetzen

Ziehe bei jedem Mieter nur die Vorauszahlungen ab, die seinem Mietzeitraum zugeordnet sind. Maßgeblich sind die geschuldeten Vorauszahlungen; offene Monatsbeträge solltest du getrennt als Mietrückstand behandeln. Prüfe außerdem, ob zwischen Auszug und Neuvermietung Leerstand bestand: Diesen Zeitraum darfst du nicht einem der beiden Mieter zuschlagen.

Checkliste für den Mieterwechsel

Auszugsdatum und Rückgabe dokumentieren.
Alle Verbrauchszähler zwischenablesen.
Kalte Kosten nach Schlüssel und Nutzungszeit teilen.
Heizkosten nach § 9b HeizkostenV aufteilen.
Leerstandszeit dem Vermieteranteil zuordnen.
Vorauszahlungen je Mieter abziehen.
Rechenweg in beiden Abrechnungen zeigen.

Mieterwechsel in Vermietly: Du legst für die Wohnung mehrere Mietzeiträume an, etwa Vormieter, Leerstand und Nachmieter. Vermietly verteilt zeitabhängige kalte Kosten taggenau, personenbezogene Kosten nach Personen und Tagen und Wasser nach den Verbräuchen je Zeitraum. Für Heizung und Warmwasser prüfst du die Zwischenablesungen je Nutzungszeitraum und bestätigst gegebenenfalls eine begründete Ersatzmethode; Jahreswerte dürfen nicht mehrfach angesetzt werden. Für jeden Mieter entsteht eine eigene Abrechnung. Bei fertigen Messdienstbeträgen gehört die persönliche Einzelabrechnung für genau diesen Mieter und Zeitraum als Rechenweg dazu. Kostenlos: 1 Objekt-Jahr mit bis zu 2 Wohneinheiten inklusive aller Mieter-PDFs, ohne Account. Für weitere Objekte, Folgejahre und größere Häuser gibt es Pro als Einmalkauf ohne Abo.

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Fazit

Bei einem Mieterwechsel bleibt der Abrechnungszeitraum des Gebäudes bestehen. Entscheidend sind dokumentierte Zählerstände, eine sachgerechte zeit- oder verbrauchsabhängige Aufteilung und die klare Trennung von Vormieter-, Nachmieter- und Leerstandszeit. So lässt sich der Rechenweg auch Monate nach dem Auszug noch nachvollziehen.

Häufige Fragen

Muss ich direkt nach dem Auszug abrechnen?

Nein. Du darfst das Ende des regulären Abrechnungszeitraums abwarten. Erst dann liegen regelmäßig alle Rechnungen und Gesamtkosten vor.

Wer bezahlt die Zwischenablesung?

Kosten eines Nutzerwechsels sind nicht automatisch gewöhnliche, laufende Betriebskosten. Ob und wie sie weitergegeben werden können, hängt vom Vertrag und der konkreten Kostenart ab. Eine pauschale Belastung des ausziehenden Mieters ist riskant.

Wie werden Heizkosten ohne Zwischenablesung geteilt?

Ist die Zwischenablesung nicht möglich oder technisch nicht hinreichend aussagekräftig, werden nach § 9b Abs. 3 HeizkostenV die gesamten Heizkosten der Einheit nach anerkannten Gradtagszahlen oder zeitanteilig aufgeteilt; Warmwasserkosten zeitanteilig. Grund und Maßstab dokumentieren; abweichende Vereinbarungen bleiben nach Absatz 4 unberührt.

Rechtsgrundlagen und Primärquellen

VermietlyPraxiswissen für private Vermieter – verständlich und anhand aktueller Primärquellen aufbereitet. Zuletzt redaktionell aktualisiert am 3. Oktober 2026. Stand der verlinkten Gesetzesquellen: 3. Oktober 2026.