Nebenkostenabrechnung: Muster & Vorlage (kostenlos)
Wie sieht eine vollständige Nebenkostenabrechnung eigentlich aus? Hier findest du ein komplettes, ausformuliertes Muster mit Anschreiben und Kostenaufstellung — zum Ansehen, Ausdrucken und Übernehmen. Dazu erklären wir Zeile für Zeile, was hineingehört und wo die typischen Fehler passieren.
Was eine Abrechnung enthalten muss
Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Form — aber vier formelle Mindestangaben, ohne die die Abrechnung unwirksam ist:
- Gesamtkosten je Kostenart für das ganze Gebäude
- Verteilerschlüssel mit kurzer Erläuterung
- Anteil des Mieters je Position, nachvollziehbar berechnet
- Abzug der Vorauszahlungen des Mieters
Dazu kommen die Vertragsparteien, das Mietobjekt und der Abrechnungszeitraum (maximal 12 Monate). Das folgende Muster enthält alles.
Das Muster: Anschreiben + Kostenaufstellung
Die gelb markierten Stellen ersetzt du durch deine eigenen Angaben. Zum Ausdrucken einfach die Druckfunktion des Browsers nutzen (Strg+P / Cmd+P) — gedruckt wird nur das Muster.
Max Mustermann · Musterstraße 1 · 49074 Osnabrück
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Erika Beispiel · Musterweg 12, 1. OG · 49074 Osnabrück
Osnabrück, 15. Februar 2027
Betriebskostenabrechnung für den Zeitraum 01.01.2026 – 31.12.2026
Mietobjekt: Musterweg 12, 1. OG links, 49074 Osnabrück
Sehr geehrte Frau Beispiel,
hiermit erhalten Sie die Abrechnung der Betriebskosten für den oben genannten Zeitraum. Die Kosten wurden nach den im Mietvertrag vereinbarten Verteilerschlüsseln umgelegt. Die Gesamtwohnfläche des Gebäudes beträgt 480 m², die Wohnfläche Ihrer Wohnung 120 m². Im Gebäude lebten im Abrechnungszeitraum 9 Personen, davon 3 in Ihrer Wohnung.
| Kostenart | Verteilerschlüssel | Gesamtkosten | Ihr Anteil |
|---|---|---|---|
| Grundsteuer | Wohnfläche (120/480 m²) | 1.176,33 € | 294,08 € |
| Wasser/Abwasser | Personen (3/9) | 1.724,35 € | 574,78 € |
| Müllabfuhr | Wohnfläche (120/480 m²) | 640,61 € | 160,15 € |
| Gebäudeversicherung | Wohnfläche (120/480 m²) | 1.393,13 € | 348,28 € |
| Haftpflichtversicherung | Wohnfläche (120/480 m²) | 56,00 € | 14,00 € |
| Straßenreinigung | Wohnfläche (120/480 m²) | 30,41 € | 7,60 € |
| Allgemeinstrom | Personen (3/9) | 413,24 € | 137,75 € |
| Schornsteinfeger | Wohnfläche (120/480 m²) | 89,50 € | 22,38 € |
| Heizung und Warmwasser | 70 % Verbrauch / 30 % Fläche lt. beigefügter Heizkostenabrechnung | 5.787,47 € | 1.363,79 € |
| Summe Ihres Kostenanteils | 2.922,81 € | ||
| abzüglich geleisteter Vorauszahlungen (12 × 250,00 €) | − 3.000,00 € | ||
| Guthaben zu Ihren Gunsten | 77,19 € | ||
Das Guthaben in Höhe von 77,19 € überweisen wir in den nächsten Tagen auf Ihr bekanntes Konto. (Bei einer Nachzahlung stattdessen: „Wir bitten, den Betrag innerhalb von 30 Tagen nach Zugang dieser Abrechnung auf das Konto IBAN zu überweisen.")
Die Originalbelege können Sie nach Terminabsprache einsehen.
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann
Erstellt am 15.02.2027 · Abrechnung gemäß § 556 BGB · Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung (BetrKV)
Das Muster automatisch mit deinen Zahlen füllen? Die Vermietly-App erstellt genau so eine Abrechnung als PDF — mit vollständigem Rechenweg je Position, für beliebig viele Mietparteien, auch bei Mieterwechsel. Alle Daten bleiben lokal auf deinem iPhone.
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- Kostenart: Nur umlagefähige Positionen nach § 2 BetrKV — die komplette Liste findest du hier. Reparaturen, Verwaltung und Rücklagen gehören nicht hinein.
- Verteilerschlüssel: Muss dem Mietvertrag entsprechen; ohne Vereinbarung gilt Wohnfläche (§ 556a BGB). Gib die Berechnungsgrundlage mit an (z. B. „120/480 m²") — das macht den Anteil nachprüfbar.
- Gesamtkosten: Immer die Kosten des ganzen Gebäudes nennen, nicht nur den Mieteranteil — sonst fehlt eine formelle Mindestangabe.
- Heizung: Bei zentraler Heizung verbrauchsabhängig nach der 50/70-Regel der Heizkostenverordnung abrechnen und die Heizkostenabrechnung des Messdienstes beifügen.
- Vorauszahlungen: Das vereinbarte Soll ansetzen. Nicht gezahlte Monate forderst du getrennt ein.
- Zeitanteilig: Bei Ein- oder Auszug im Jahresverlauf die Beträge taggenau kürzen — unser kostenloser Nebenkostenrechner übernimmt das.
Häufige Fehler im Muster vermeiden
- Abrechnungszeitraum länger als 12 Monate
- Nur Mieteranteile statt Gesamtkosten angegeben
- Verteilerschlüssel weicht ohne Vereinbarung vom Mietvertrag ab
- Heizkosten pauschal nach Fläche statt nach Verbrauch verteilt
- Zugang nach der 12-Monats-Frist — dann ist die Nachforderung verloren (alles zur Frist)
Fazit
Mit diesem Muster hast du das Gerüst einer vollständigen, nachvollziehbaren Abrechnung: Gesamtkosten, Schlüssel, Anteil, Vorauszahlungen — dazu ein freundliches Anschreiben. Ersetze die markierten Stellen durch deine Zahlen, prüfe die Umlagefähigkeit jeder Position und halte die Frist im Blick. Für Sonderfälle empfiehlt sich ein Fachanwalt für Mietrecht oder ein Vermieterverein wie Haus & Grund.
Häufige Fragen
Ist eine formlose Nebenkostenabrechnung gültig?
Ja, es gibt keine vorgeschriebene Form — auch eine selbst erstellte Abrechnung ist wirksam, wenn sie die formellen Mindestangaben enthält: Gesamtkosten je Kostenart, Verteilerschlüssel, Anteil des Mieters und Abzug der Vorauszahlungen. Sie muss in Textform zugehen, eine Unterschrift ist nicht zwingend.
Muss ich der Abrechnung Belege oder Rechnungskopien beilegen?
Nein. Der Mieter hat aber das Recht, die Originalbelege einzusehen — auf Verlangen musst du die Einsicht ermöglichen. Kopien musst du grundsätzlich nicht versenden; verlangt der Mieter Kopien, kannst du dafür in der Regel Kostenerstattung verlangen.
Reicht eine Excel-Tabelle als Nebenkostenabrechnung?
Formell ja — wenn alle Mindestangaben enthalten sind. In der Praxis entstehen in selbstgebauten Tabellen aber leicht Rechen- und Verteilungsfehler, etwa bei geänderten Personenzahlen oder Mieterwechseln. Wichtig ist, dass der Rechenweg für den Mieter nachvollziehbar bleibt.
Wie verschicke ich die Nebenkostenabrechnung am besten?
Entscheidend ist der nachweisbare Zugang innerhalb der 12-Monats-Frist. Sicher sind persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung oder Einwurf unter Zeugen. E-Mail-Versand ist möglich und verbreitet — im Streitfall musst du den Zugang aber beweisen können.
Vom Muster zur fertigen Abrechnung: Mit Vermietly erstellst du die Abrechnung als nachvollziehbares PDF — strukturiert, mit vollständigem Rechenweg, berücksichtigt § 556 BGB und die Betriebskostenverordnung. Kostenlos für 1 Objekt mit 2 Mietern.
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