Nebenkostenabrechnung: Welche Frist gilt für Vermieter?
Kurz gesagt: Du hast als Vermieter 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und deinem Mieter zukommen zu lassen. Für das Abrechnungsjahr 2025 muss die Abrechnung also spätestens am 31. Dezember 2026 beim Mieter sein. Verpasst du die Frist, sind Nachforderungen in aller Regel verloren — ein Guthaben schuldest du dem Mieter trotzdem.
Die 12-Monats-Frist nach § 556 BGB
Die gesetzliche Grundlage ist § 556 Abs. 3 BGB: Die Abrechnung ist dem Mieter „spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen“. Zwei Details werden dabei oft übersehen:
- Es zählt der Zugang, nicht der Versand. Die Abrechnung muss am letzten Tag der Frist im Briefkasten bzw. Postfach des Mieters sein. Wer am 30. Dezember abschickt, riskiert die Frist.
- Der Abrechnungszeitraum darf höchstens 12 Monate betragen. Üblich ist das Kalenderjahr, zulässig ist aber jeder Zeitraum bis 12 Monate — die Frist beginnt mit dessen Ende.
Wohnraum und Gewerbe: nicht dieselbe Frist
Die 12-Monats-Frist aus § 556 Abs. 3 BGB gehört zum Wohnraummietrecht. Bei einem reinen Gewerbemietverhältnis gilt sie nicht automatisch. Dort sind vor allem der Gewerbemietvertrag und die allgemeinen Verjährungsregeln maßgeblich. Bei einem Mischobjekt solltest du deshalb jede Einheit nach ihrer Vertragsart behandeln und den Wohnraum-Fristhinweis nicht unverändert in eine Gewerbeabrechnung übernehmen.
Was passiert, wenn die Frist verstreicht?
Nach Fristablauf ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen, es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten. Eine verspätete Lieferantenrechnung entschuldigt die Verzögerung nicht automatisch: Dokumentiere, welche Unterlagen fehlten und wie du dich rechtzeitig um sie bemüht hast. Das Verschulden eines Messdienstes, den du zur Erfüllung deiner Abrechnungspflicht einsetzt, musst du dir grundsätzlich nach § 278 BGB zurechnen lassen. Lieferant und beauftragter Abrechnungsdienst sind deshalb zu unterscheiden. Sobald das Hindernis wegfällt, musst du zügig abrechnen. In der Praxis heißt das:
- Nachzahlung weg: Hätte der Mieter 400 € nachzahlen müssen, kannst du diese nach Fristablauf nicht mehr verlangen.
- Guthaben bleibt geschuldet: Ergibt die (verspätete) Abrechnung ein Guthaben, muss es trotzdem ausgezahlt werden. Die Frist schützt den Mieter, nicht den Vermieter.
- Mieter dürfen Druck machen: Rechnet der Vermieter nicht ab, kann der Mieter laufende Vorauszahlungen zurückbehalten, bis die Abrechnung vorliegt.
Auch dein Mieter hat eine Frist: 12 Monate für Einwendungen
Einwendungen muss der Mieter grundsätzlich bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 BGB). Hat er die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten, bleibt die gesetzliche Ausnahme bestehen. Diese Einwendungsfrist ist von deiner Abrechnungsfrist zu unterscheiden. Ob überhaupt eine formell ordnungsgemäße Abrechnung zugegangen ist, ist eine eigene Frage.
Checkliste: So hältst du die Frist sicher ein
- Januar–Februar: Belege sammeln — Grundsteuerbescheid, Versicherungen, Wasser/Abwasser, Müllgebühren liegen meist früh im Jahr vor.
- Frühjahr: Brennstoff- oder Wärmerechnungen beim Lieferanten und die Heizkostenverteilung beim beauftragten Messdienst getrennt anfordern. Fehlende Unterlagen früh nachhalten und deine Bemühungen dokumentieren.
- Sommer: Abrechnung erstellen, solange alles griffbereit ist. Wer bis Dezember wartet, gerät in Zeitnot.
- Versand dokumentieren: Übergabe quittieren lassen, Einwurf mit Zeugen oder per Einwurf-Einschreiben — im Streitfall musst du den Zugang beweisen.
- Folgejahr direkt anlegen: Kostenstruktur und Mieterdaten übernehmen, dann ist die nächste Abrechnung in einem Bruchteil der Zeit fertig.
Die Abrechnung selbst muss keine Wochen dauern
Mit Vermietly erstellst du eine nachvollziehbare Nebenkostenabrechnung mit Umlageschlüssel und Anteil je Position und dem Hinweis zur Einwendungsfrist nach § 556 BGB im Mieter-PDF. Auf Wunsch erinnert dich die App drei Monate und einen Monat vor Ablauf der Abrechnungsfrist. Kostenlos: 1 Objekt-Jahr mit bis zu 2 Wohneinheiten inklusive aller Mieter-PDFs, ohne Account. Für weitere Objekte, Folgejahre und größere Häuser gibt es Pro als Einmalkauf ohne Abo.
Für Android, iPhone und iPad startenHäufige Fragen
Gilt die Frist auch nach dem Auszug des Mieters?
Ja. Auch für ausgezogene Mieter gilt die 12-Monats-Frist ab Ende des Abrechnungszeitraums. Besorge dir deshalb beim Auszug immer die neue Anschrift.
Reicht es, die Abrechnung per E-Mail zu schicken?
Die Abrechnung ist in Textform möglich; E-Mail-Versand ist verbreitet und praktisch. Im Streitfall musst du aber den Zugang beweisen können — eine Lesebestätigung oder Antwort des Mieters hilft.
Kann ich nach der Frist noch korrigieren?
Korrekturen zugunsten des Mieters sind jederzeit möglich. Korrekturen, die zu einer höheren Nachforderung führen, sind nach Fristablauf grundsätzlich ausgeschlossen. Die Einzelheiten findest du im Ratgeber Nebenkostenabrechnung korrigieren.