Nebenkostenabrechnung: Welche Frist gilt für Vermieter?

Kurz gesagt: Du hast als Vermieter 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und deinem Mieter zukommen zu lassen. Für das Abrechnungsjahr 2025 muss die Abrechnung also spätestens am 31. Dezember 2026 beim Mieter sein. Verpasst du die Frist, sind Nachforderungen in aller Regel verloren — ein Guthaben schuldest du dem Mieter trotzdem.

Die 12-Monats-Frist nach § 556 BGB

Die gesetzliche Grundlage ist § 556 Abs. 3 BGB: Die Abrechnung ist dem Mieter „spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen“. Zwei Details werden dabei oft übersehen:

• Es zählt der Zugang, nicht der Versand. Die Abrechnung muss am letzten Tag der Frist im Briefkasten bzw. Postfach des Mieters sein. Wer am 30. Dezember abschickt, riskiert die Frist.
• Der Abrechnungszeitraum darf höchstens 12 Monate betragen. Üblich ist das Kalenderjahr, zulässig ist aber jeder Zeitraum bis 12 Monate — die Frist beginnt mit dessen Ende.

Wohnraum und Gewerbe: nicht dieselbe Frist

Die 12-Monats-Frist aus § 556 Abs. 3 BGB gehört zum Wohnraummietrecht. Bei einem reinen Gewerbemietverhältnis gilt sie nicht automatisch. Dort sind vor allem der Gewerbemietvertrag und die allgemeinen Verjährungsregeln maßgeblich. Bei einem Mischobjekt solltest du deshalb jede Einheit nach ihrer Vertragsart behandeln und den Wohnraum-Fristhinweis nicht unverändert in eine Gewerbeabrechnung übernehmen.

Was passiert, wenn die Frist verstreicht?

Nach Ablauf der 12 Monate ist die Geltendmachung einer Nachforderung ausgeschlossen — es sei denn, du hast die Verspätung nicht zu vertreten (etwa weil die Heizkostenabrechnung des Versorgers nachweislich zu spät kam; dann musst du nach Erhalt zügig abrechnen). In der Praxis heißt das:

• Nachzahlung weg: Hätte der Mieter 400 € nachzahlen müssen, kannst du diese nach Fristablauf nicht mehr verlangen.
• Guthaben bleibt geschuldet: Ergibt die (verspätete) Abrechnung ein Guthaben, muss es trotzdem ausgezahlt werden. Die Frist schützt den Mieter, nicht den Vermieter.
• Mieter dürfen Druck machen: Rechnet der Vermieter nicht ab, kann der Mieter laufende Vorauszahlungen zurückbehalten, bis die Abrechnung vorliegt.

Auch dein Mieter hat eine Frist: 12 Monate für Einwendungen

Die Frist gilt in beide Richtungen: Nach Zugang der Abrechnung hat der Mieter 12 Monate Zeit, Einwendungen geltend zu machen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach kann er formelle und inhaltliche Fehler grundsätzlich nicht mehr beanstanden. Ein Hinweis auf diese Frist gehört deshalb in jede gute Abrechnung — und in jedes Anschreiben.

Checkliste: So hältst du die Frist sicher ein

1. Januar–Februar: Belege sammeln — Grundsteuerbescheid, Versicherungen, Wasser/Abwasser, Müllgebühren liegen meist früh im Jahr vor.
2. Frühjahr: Heizkostenabrechnung des Versorgers anfordern bzw. auf Vollständigkeit prüfen — sie ist der häufigste Verspätungsgrund.
3. Sommer: Abrechnung erstellen, solange alles griffbereit ist. Wer bis Dezember wartet, gerät in Zeitnot.
4. Versand dokumentieren: Übergabe quittieren lassen, Einwurf mit Zeugen oder per Einwurf-Einschreiben — im Streitfall musst du den Zugang beweisen.
5. Folgejahr direkt anlegen: Kostenstruktur und Mieterdaten übernehmen, dann ist die nächste Abrechnung in einem Bruchteil der Zeit fertig.

Häufige Fragen

Gilt die Frist auch nach dem Auszug des Mieters?

Ja. Auch für ausgezogene Mieter gilt die 12-Monats-Frist ab Ende des Abrechnungszeitraums. Besorge dir deshalb beim Auszug immer die neue Anschrift.

Reicht es, die Abrechnung per E-Mail zu schicken?

Die Abrechnung ist in Textform möglich; E-Mail-Versand ist verbreitet und praktisch. Im Streitfall musst du aber den Zugang beweisen können — eine Lesebestätigung oder Antwort des Mieters hilft.

Kann ich nach der Frist noch korrigieren?

Korrekturen zugunsten des Mieters sind jederzeit möglich. Korrekturen, die zu einer höheren Nachforderung führen, sind nach Fristablauf grundsätzlich ausgeschlossen.