Vom Hausgeld zur Nebenkostenabrechnung der Eigentumswohnung

Du zahlst monatlich Hausgeld und bekommst später die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft. Was davon gehört in die Abrechnung für deinen Mieter? Entscheidend sind die einzelnen Kostenarten, der passende Verteilerschlüssel und die Vorauszahlungen des Mieters. Mit dieser Reihenfolge vermeidest du, versehentlich Eigentümerkosten weiterzugeben.

Hausgeld und Mietnebenkosten haben unterschiedliche Aufgaben

Das Hausgeld sind regelmäßig Vorschüsse des Eigentümers an die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Es finanziert laufende Ausgaben und Beiträge zu Rücklagen. Der Wirtschaftsplan enthält zunächst erwartete Werte; die Jahresabrechnung weist die Einnahmen und Ausgaben aus. Über Nachschüsse oder eine Anpassung der beschlossenen Vorschüsse entscheiden die Eigentümer. Grundlage ist § 28 WEG.

Für deinen Mieter gelten dagegen die Umlagevereinbarung im Mietvertrag und das Betriebskostenrecht. Über vereinbarte Vorauszahlungen musst du jährlich abrechnen. Weder zwölf Hausgeldzahlungen noch eine WEG-Nachzahlung ergeben automatisch die Mietnebenkosten. § 556 BGB

Schritt 1: Die Kostenarten einzeln prüfen

Nimm die Einzelabrechnung deiner Wohnung und die zugehörige Gesamtabrechnung zur Hand. Eine Rubrik „umlagefähig“ hilft bei der Orientierung, ersetzt aber die Prüfung deines Mietvertrags und der Belege nicht.

Die Abgrenzung ergibt sich aus § 1 BetrKV; die einzelnen Kostenarten stehen in § 2 BetrKV. Auch eine Sonderumlage ist selbst keine Kostenart: Prüfe, welche Ausgaben dahinterstehen. Eine Dachsanierung wird durch ihre Finanzierung über eine Sonderumlage nicht umlagefähig.

Schritt 2: Den richtigen Verteilerschlüssel übernehmen

Bei vermietetem Wohnungseigentum gibt es eine wichtige Sonderregel: Ist mietvertraglich nichts anderes vereinbart, gilt für Betriebskosten grundsätzlich der jeweils maßgebliche Verteilungsschlüssel der WEG. Das können beispielsweise Miteigentumsanteile sein. Widerspricht dieser Schlüssel billigem Ermessen, wird nach § 556a Absatz 1 BGB abgerechnet. Ein ausdrücklich vereinbarter anderer Mieterschlüssel muss berücksichtigt werden. § 556a Absatz 3 BGB

Vergleiche die Schlüssel deshalb je Position. Übernimm den Wohnungsanteil aus der WEG-Abrechnung nur, wenn Kostenumfang, Schlüssel und Zeitraum auch für die Mietabrechnung passen. Erkläre den Rechenweg mit Gesamtkosten, Verteilung und Mieteranteil.

Schritt 3: Eigene Belege ergänzen und Mietzeiten prüfen

Manche Rechnungen bekommst du direkt, etwa den Grundsteuerbescheid. Ergänze wirksam vereinbarte, umlagefähige Kosten, die noch nicht enthalten sind. Vermeide dabei Doppelansätze: Warmwasser kann beispielsweise bereits in der Heizkostenabrechnung stecken.

War die Wohnung nur einen Teil des Jahres vermietet, gehört nicht automatisch der gesamte Jahresanteil zum aktuellen Mieter. Trenne Mietverhältnisse, Eigennutzung und Leerstand. Bei zeitabhängigen Kosten zählt die jeweilige Mietdauer, bei erfasstem Verbrauch dessen Zuordnung. Leerstandsanteile bleiben grundsätzlich bei dir. Für Heiz- und Warmwasserkosten bei Nutzerwechsel gelten besondere Regeln, insbesondere zur Zwischenablesung. § 9b HeizkostenV

Rechenbeispiel: 300 Euro Hausgeld bedeuten nicht 300 Euro Nebenkosten

Vereinfachtes Beispiel: Die Wohnung ist das ganze Jahr an denselben Mieter vermietet. Umlagevereinbarung, Kosten und Schlüssel wurden geprüft. Du zahlst 300 Euro Hausgeld monatlich, also 3.600 Euro jährlich. Die tatsächlichen umlagefähigen Wohnungsanteile ergeben zusammen 2.100 Euro. Daneben weisen die Unterlagen 420 Euro Verwaltung, 300 Euro Reparaturen und 600 Euro Rücklagenzuführung aus; diese übernimmst du nicht in die Mietabrechnung.

Der Saldo gegenüber der WEG wird separat ermittelt. Ziehe in der Mietabrechnung immer die Betriebskostenvorauszahlungen deines Mieters ab, niemals deine eigenen Hausgeldzahlungen.

Diese Unterlagen und Fristen brauchst du

• Mietvertrag mit Betriebskostenvereinbarung und Verteilerschlüsseln
• WEG-Gesamt- und Einzelabrechnung sowie Erläuterungen und Belege
• Grundlagen der WEG-Verteilung, beispielsweise maßgebliche Beschlüsse
• Heizkostenabrechnung, Verbrauchswerte und gegebenenfalls Zwischenablesung
• Eigene Bescheide und Rechnungen sowie die Mietervorauszahlungen
• Mietbeginn, Mietende und Zeiten von Eigennutzung oder Leerstand

Notiere die Abrechnungsfrist unabhängig vom WEG-Kalender: Die Abrechnung muss dem Mieter grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026. Fordere fehlende Unterlagen früh an. § 556 Absatz 3 BGB

Häufige Fragen