Mieteingänge kontrollieren: eine einfache Routine für Vermieter

Auf dem Konto ist Geld eingegangen. Aber ist die Miete für jede Wohnung vollständig bezahlt? Spätestens bei einer Teilzahlung, einem Mieterwechsel oder mehreren Objekten reicht ein kurzer Blick auf den Kontostand nicht mehr. Eine feste Monatskontrolle hilft dir, Zahlungen richtig zuzuordnen und fehlende Beträge früh zu klären.

Soll, Zahlung und offener Betrag getrennt erfassen

Das Mietsoll ist der für den betreffenden Monat vereinbarte Betrag. Die Ist-Zahlung ist der diesem Monat zugeordnete tatsächliche Eingang. Die Differenz zeigt, was in deiner Übersicht noch offen ist. Ändert sich die Miete oder beginnt ein Mietverhältnis während des Monats, prüfst du zuerst das zutreffende Soll.

Halte Kaltmiete, Betriebskostenvorauszahlung und Heizkostenvorauszahlung getrennt fest, auch wenn sie gemeinsam überwiesen werden. Eine Kaution oder eine Nachzahlung aus der Vorjahresabrechnung ist keine zusätzliche Monatsmiete. Bei unklaren Sammelzahlungen klärst du die Zuordnung, bevor du einen Monat als vollständig bezahlt markierst.

Beispiel: Eine Teilzahlung fällt sofort auf

In diesem vereinfachten Beispiel bestehen alle drei Mietverhältnisse während des gesamten Monats. Es gibt keine vereinbarten Änderungen oder strittigen Beträge. Für das Erdgeschoss sind 740 € Kaltmiete, 160 € Betriebskostenvorauszahlung und 50 € Heizkostenvorauszahlung vereinbart: zusammen 950 €.

Überweist die Partei im Erdgeschoss später weitere 300 €, beträgt der bestätigte Monatseingang insgesamt 950 €. Dokumentiere beide Buchungen in deinen Unterlagen. Eine Teilzahlung sollte weder als vollständige Zahlung verschwinden noch zusätzlich zu einer bereits enthaltenen Gesamtzahlung gezählt werden.

Deine monatliche Kontrolle in fünf Schritten

1. Aktuelles Soll prüfen: Stimmen Mietbetrag, Vorauszahlungen und Mietzeitraum? Berücksichtige wirksame Änderungen und einen möglichen Mieterwechsel.
2. Kontoauszug abgleichen: Vergleiche Betrag, Buchung, Absender und Verwendungszweck. Ein abweichender Kontoinhaber bedeutet nicht automatisch, dass die Zahlung falsch ist.
3. Zahlung zuordnen: Bestätige den vollständigen Betrag oder erfasse die Teilzahlung. Halte unklare Eingänge zunächst zur Klärung fest.
4. Differenzen nachprüfen: Kontrolliere Nachzahlungen, Rückbuchungen und separate Überweisungen. Prüfe auch, ob eine Vereinbarung oder ein Einwand die Differenz erklärt.
5. Offene Fragen klären: Kontaktiere den Mieter sachlich und dokumentiere die Rückmeldung. Gleiche spätere Zahlungen erneut ab.

Ein fester persönlicher Prüftag macht diese Routine leichter. Er legt fest, wann du deine Unterlagen kontrollierst. Die rechtliche Fälligkeit der Miete ändert er nicht; dafür sind die gesetzlichen Regeln und wirksamen Vereinbarungen maßgeblich. Die gesetzliche Ausgangsregel steht in § 556b BGB. Allein aus einer fehlenden Bestätigung in deiner App lässt sich kein Zahlungsverzug ableiten.

Eine freundliche Zahlungserinnerung formulieren

Prüfe vor dem Versand nochmals die tatsächlichen Eingänge. Ist die Differenz danach weiterhin ungeklärt, kannst du beispielsweise schreiben:

Hallo [Name], beim Abgleich der Mietzahlungen für [Monat/Jahr] habe ich bislang 650 € zugeordnet. Laut unserer Vereinbarung beträgt die Monatszahlung 950 €. Es ergibt sich eine Differenz von 300 €. Könntest du das bitte prüfen? Falls du bereits eine weitere Zahlung veranlasst hast, teile mir bitte Datum und Betrag mit. Vielen Dank und freundliche Grüße, [Name]

Das Muster dient der ersten Klärung. Bei streitigen Forderungen, geltend gemachter Mietminderung oder wiederholten Ausfällen solltest du die konkrete Situation fachlich prüfen lassen, bevor du rechtliche Schritte einleitest.

So unterstützt Vermietly die Mieteingangskontrolle

In Vermietly Pro auf iPhone und iPad kannst du erwartete Monatsmieten über mehrere Objekte hinweg überblicken und vollständige Zahlungen oder Teilzahlungen manuell bestätigen. Die Übersicht zeigt offene Restbeträge. Kontrollstart und Prüftag legst du pro Objekt fest; außerdem lässt sich eine freundliche Zahlungserinnerung per Mail vorbereiten. Die Funktion arbeitet ohne Bankzugriff. Du bleibst für den Abgleich mit deinen Zahlungsbelegen verantwortlich. Funktionsbeschreibung im App Store

Monatskontrolle und Jahresabrechnung zusammenführen

Beim Jahresabschluss hilft dir die laufende Dokumentation, fehlende oder falsch zugeordnete Zahlungen zu erkennen. Für die Nebenkostenabrechnung brauchst du die tatsächlich geleisteten Nebenkostenvorauszahlungen. Übernimm nicht ungeprüft zwölf vereinbarte Monatsabschläge, wenn Zahlungen ausgefallen oder Beträge verändert worden sind. Kaltmiete und Kaution gehören nicht in den Vorauszahlungsabzug.

Bei einer unvollständigen Gesamtzahlung ist die Aufteilung auf Mietbestandteile nicht immer selbsterklärend. Kläre sie anhand der Zahlungsbestimmung und der maßgeblichen Regeln. Die monatliche Gesamtsumme allein entscheidet nicht, welcher Anteil als Nebenkostenvorauszahlung anzurechnen ist.

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