Nebenkostenvorauszahlung anpassen: Zeitpunkt, Berechnung und Schreiben

Eine hohe Nachzahlung zeigt oft, dass die monatlichen Vorauszahlungen nicht mehr zu den tatsächlichen Kosten passen. Nach einer Abrechnung können Vermieter und Mieter die Vorauszahlung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen. Eine willkürliche Erhöhung oder ein pauschaler Sicherheitspuffer ist dagegen nicht zulässig.

Anpassung erst nach einer Abrechnung

§ 560 Abs. 4 BGB knüpft die einseitige Anpassung an eine erfolgte Betriebskostenabrechnung. Die Abrechnung bildet die belastbare Ausgangsbasis. Eine bloße Preissteigerung während des Jahres reicht für die Anpassung von Vorauszahlungen allein regelmäßig nicht aus; einvernehmlich können die Parteien natürlich jederzeit eine sinnvolle Lösung vereinbaren.

Angemessene neue Vorauszahlung berechnen

Ausgangspunkt sind die auf den Mieter entfallenden Jahreskosten der letzten Abrechnung. Teile sie durch zwölf und berücksichtige konkret absehbare Veränderungen. Bereits angekündigte Gebühren- oder Energiepreiserhöhungen dürfen in die Prognose einfließen. Ein abstrakter Sicherheitszuschlag von beispielsweise zehn Prozent ohne konkrete Grundlage ist nach der Rechtsprechung nicht zulässig.

Nachzahlung nicht doppelt einrechnen

Die Nachzahlung selbst wird nicht einfach durch zwölf geteilt und zusätzlich auf die bisherige Vorauszahlung geschlagen, wenn darin Sondereffekte stecken. Entscheidend sind die tatsächlichen Jahreskosten und die realistische Prognose. Prüfe, ob der Abrechnungszeitraum vollständig war, Leerstand oder Mieterwechsel vorlag und ob einzelne Rechnungen einmalig erhöht waren.

Erhöhung in Textform erklären

Ein Brief oder eine E-Mail genügt grundsätzlich der Textform. Nenne die zugrunde liegende Abrechnung, bisherige und neue Vorauszahlung, Berechnung und Startmonat. Die Anpassung ist keine Mieterhöhung der Grundmiete.

Auch der Mieter darf eine Senkung verlangen

Das Anpassungsrecht gilt für beide Seiten. Ergibt die Abrechnung ein dauerhaftes Guthaben oder sinken die prognostizierten Kosten, kann der Mieter die Vorauszahlung angemessen herabsetzen. Als Vermieter solltest du Guthaben nicht dauerhaft als zinslosen Puffer betrachten.

Fazit

Eine neue Vorauszahlung braucht eine belastbare Abrechnung und eine konkrete Prognose – keinen pauschalen Sicherheitspuffer. Teile die voraussichtlichen Jahreskosten nachvollziehbar auf zwölf Monate auf und nenne Berechnung, neuen Betrag und Startmonat in Textform.

Häufige Fragen