Hausmeisterkosten umlegen: Was in die Nebenkostenabrechnung darf

Hausmeisterkosten sind grundsätzlich umlagefähig – aber nur für laufende Aufgaben rund um den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes. Reparaturen, Verwaltung und Instandhaltung muss der Vermieter herausrechnen. Bei gemischten Verträgen ist eine nachvollziehbare Aufteilung entscheidend.

Was § 2 Nr. 14 BetrKV erlaubt

Umlagefähig sind Vergütung, Sozialbeiträge und geldwerte Leistungen für die laufende Hauswarttätigkeit. Typische Aufgaben sind Kontrolle von Gemeinschaftsflächen, Bedienung technischer Anlagen, Reinigung, Winterdienst oder Gartenpflege – soweit diese Tätigkeiten tatsächlich übernommen wurden und als Betriebskosten einzuordnen sind.

Diese Tätigkeiten bleiben beim Vermieter

• Hausverwaltung und kaufmännische Organisation
• Wohnungsabnahmen und Neuvermietung
• Überwachung von Reparaturfirmen als Verwaltungsaufgabe
• Instandhaltung und Instandsetzung
• Reparaturen und Ersatzteile
• Schönheitsreparaturen oder Erneuerungen

Die Bezeichnung „Hausmeisterpauschale“ macht nicht umlagefähige Tätigkeiten nicht zu Betriebskosten.

Gemischte Hausmeisterverträge aufteilen

Erledigt der Hausmeister sowohl umlagefähige als auch nicht umlagefähige Aufgaben, muss der nicht umlagefähige Anteil herausgerechnet werden. Grundlage können Vertrag, Leistungsverzeichnis, Tätigkeitsnachweise oder eine nachvollziehbare Zeitaufteilung sein. Ein pauschaler Abzug ohne Bezug zur tatsächlichen Tätigkeit ist angreifbar.

Doppelabrechnung vermeiden

Übernimmt der Hausmeister beispielsweise Treppenhausreinigung oder Gartenpflege, dürfen dieselben Arbeitsleistungen nicht zusätzlich noch einmal unter Hausreinigung oder Gartenpflege angesetzt werden. Fremdmaterial oder gesonderte Leistungen können anders zu behandeln sein; der Rechenweg muss transparent bleiben.

Verteilerschlüssel und Wirtschaftlichkeit

Hausmeisterkosten werden häufig nach Wohnfläche verteilt, soweit der Mietvertrag nichts anderes bestimmt. Bei Leerstand trägt der Vermieter den Anteil der leerstehenden Flächen. Außerdem gilt das Wirtschaftlichkeitsgebot: Leistungsumfang und Preis müssen in einem vernünftigen Verhältnis zum Objekt stehen.

Unterlagen für die Abrechnung

• Hausmeistervertrag und Leistungsverzeichnis
• Rechnungen oder Lohnabrechnungen
• Nachweise über Sozialabgaben
• Aufteilung gemischter Tätigkeiten
• Begründung des Umlageschlüssels

Fazit

Umlagefähig sind nur die laufenden Hauswartleistungen. Verwaltung, Reparaturen und Instandhaltung müssen aus gemischten Rechnungen nachvollziehbar herausgerechnet werden; außerdem darf dieselbe Tätigkeit nicht zusätzlich unter einer anderen Kostenart erscheinen.

Häufige Fragen